TUGAS 1, Audit Teknologi Sistem Informasi

1. Jelaskan peranan teknologi sistem informasi dalam kehidupan sehari – hari! Dan berikan contoh penerapan/pengaplikasian teknologi sistem informasi dalam bidang pendidikan!

Teknologi Sistem Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (software & hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi (Martin, 1999).

Peranan teknologi sistem informasi dalam kehidupan sehari hari

• Bidang Perusahaan

Penerapan teknologi informasi dan komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan teknologi informasi dan komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprise Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup system manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan.

• Bidang Bisnis

Dalam dunia bisnis teknologi informasi dan komunikasi dimanfaatkan untuk perdagangan secara ektronik atau dikenal sebagai E-Commerce. E-Commerce adalah perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet.

• Bidang Perbankan

Dalam dunia perbankan teknologi informasi dan komunikasi adalah diterapkannya transaksi perbankan lewat internet atau dikenal dengan internet Banking. Beberapa transaksi yang dapat dilakukan melalui internet banking antara lain transfer uang, pengecekan saldo, pemindahbukuan, pembayaran tagihan, dan informasi rekening.

• Bidang Pendidikan

Teknologi pembelajaran terus mengalami perkembangan seiring perkembangan zaman. Dalam pelaksanaan pembelajaran sehari-hari sering dijumpai kombinasi teknologi audio/data, video/data, audio/video, dan internet. Internet merupakan alat komunikasi yang murah dimana memungkinkan terjadinya interaksi antara dua orang atau lebih. Kemampuan dan karakteristik internet memungkinkan terjadinya proses belajar mengajar jarak jauh (E-Learning) menjadi lebih efektif dan efisien sehingga dapat diperoleh hasil yang lebih baik.

• Bidang Kesehatan

System berbasis kartu cerdas (Smart Card) dapat digunakan juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien yang data ke rumah sakit karena dalam kartu tersebut para juru medis dapat mengetahui riwayat penyakit pasien. Digunakannya robot untuk membantu proses operasi pembedahan serta penggunaan computer hasil pencitraan tiga dimensi untuk menunjukkan letak tumor dalam tubuh pasien.

Contoh penerapan/pengaplikasian teknologi sistem informasi dalam bidang pendidikan

Pembelajaran berbasis komputer

• Saat ini telah mulai banyak ditawarkan berbagai macam software yang berisi muatan-muatan mata pelajaran, 

salah satunya dikenal dengan istilah “Computer Assisted Intsruction (CAI)” atau “Pembelajaran dengan Bantuan (Media) Komputer”. Istilah-istilah lainnya adalah: Computer Assisted Intsruction (CAI), Computer Based Education (CBE), ICT, Computer Based Training (CBT), Computer Based Instruction (CBI).

• Perpustakaan online 

perpustakaan dalam bentuk digital yang ditempatkan di internet. Misalnya, perpustakaan online memungkinkan mahasiswa ST3 TELKOM dapat mengakses perpustakaan online mahasiswa Telkom University.

• Diskusi online.

Aplikasi diskusi online memungkinkan para pelajar dapat saling bertukar pikiran tanpa harus berkumpul disuatu tempat.

Kelas online, aplikasi kelas online dapat digunakan bagi lembaga-lembaga pendidikan jarak jauh, seperti Universitas Terbuka dan sekolah-sekolah terbuka. materi-materi pelajara dibuat interaktif dan menarik sehingga kualitas belajar di kelas online tidak kalah dengan kualitas belajar di kelas biasa.

• Video Teleconference

keberadaan teknologi informasi video teleconference memungkinkan bagi anak-anak di seluruh dunia untuk saling mengenal dan berhubungan satu dengan lainnya. Video teleconference di kampus merupakan saranan untuk diskusi, simulasi dan dapat digunakan untuk bermain peran pada kegiatan belajar mengajar yang bersifat social. Disamping itu dapat pula untuk pengamatan proses eksperimen dari seorang dosen.

Salah satu contoh

Ujian Nasional tingkat SMA/SMK sekarang sudah menggunakan Ujian Berbasis Komputer.

2. Kendala – kendala apa saja yang terdapat dalam penerapan/pengaplikasian teknologi sistem informasi! Jelaskan!

• Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut.

Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri.

Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer(user-designer communication gap).

• Tidak Memiliki Perencanaan Memadai

Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut.

Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi.

Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif  terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.

• Inkompetensi secara Teknologi

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan kurang mempelajari mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan mereka terbatas. Menurut Pambudi (2003) harus ada penyesuaian tertentu dalam menerapkan sistem informasi. Penyesuaian terhadap strategi penerapan sistem yang baru harus disosialisasikan dengan jelas kepada karyawan.

Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumberdaya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada sumberdaya yang kurang memiliki kompetensi dibidangnya akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan. Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi

• Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi

Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya sistem informasi. Pengguna dan specialist sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi.

• Tingkat Kompleksitas dan Resiko

Terdapat kecenderungan gagal pada Beberapa proyek pengembangan sistem karena sistem-sistem tersebut mengandung tingkat resiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasikan tiga faktor kunci yang memengaruuhi tingkat resiko proyek.

3. Sebutkan dan jelaskan keuntungan dan kerugian teknologi sistem informasi!

• Kelebihan

1. Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat dan cepat.
2. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses
3. Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah
4. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi

• Kekurangan

1. Biaya lebih mahal
2. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai Sistem Informasi
3. Perubahan Sistem informasi secara cepat sehingga kita belum tentu bisa melakukan adaptasi dengan perubahan tersebut
4. Kurangnya tenaga ahli di bidang Sistem Informasi
5. Adanya indikasi penyalahgunaan Sistem Informasi yang canggih
6. Kurangnya sosialisasi tengan Sistem Informasi